Získejte e-book zcela zdarma. Uveďte své jméno a e-mail, na který Vám bude zaslán odkaz ke stažení e-booku.

Vaše jméno a příjmení (vyžadováno)

Váš e-mail (vyžadováno)

Ochrana proti spamu (vyžadováno)
captcha

Značky pro zrychlení GTD

O vlastním GTD a jeho implementaci do Outlooku píši jinde (odkaz na GTD v Outlooku 2010), ale tady se chci pozastavit nad důležitostí zkratek pro plánování času. Už v průběhu používání papírových diářů jsem řešil urychlení a o to víc mě začala situace pálit přechodem na klávesnici. Podotýkám, že dodnes nevládnu psaním všemi 10-ti a tak jsou značky vítaným pomocníkem.

Tabulka se zkratkami použitelnými na klávesnici přes kombinaci kláves AltGr+ … naleznete ke stažení zde. Stačí vytisknout, doplnit své významy značek a použít. Případně se můžete inspirovat tím, co používám já :o)

Značky a zkratky velmi urychlují orientaci v textu (tedy až v momentě, kdy se vám vryjí pod kůži a stanou se automatickými). Především v Outlooku, ale i v celé struktuře názvů souborů, složek a organizace dat v počítači. V momentě, kdy mám rozdělaný nějaký dokument (soubor), automaticky do jeho názvu vkládám značku # (AltGr+X). Značka mi pomáhá nejen udržet rozpracovaný soubor na prvních pozicích v adresáři, ale i při hledání v počítači, většinou zadávám pouze značku. Vyběhnou mi všechny „rozdělané“ dokumenty event. složky.

Vedle těch „standardních“ použitých prostým zmáčknutím AltGr+ klávesa v českém módu, můžeme používat i mnoho dalších (viz. ty moje nebo v tabulce). Osobně jsem se několikrát přesvědčil o tom, že ta trocha času pro vytvoření vlastního seznamu značek, které ušetří čas, stojí za to.

Nevýhodou je nepřenosnost na kohokoliv, kdo mé značky nezná. Pak je nutné v případě delegování např. mimo firmu, značky nahradit textem, nebo seznámit s jejich významem (často pak použiji na konci textu legendu, ostatně tak jak jsme zvyklí z literatury). Nicméně svůj účel – tedy maximální zrychlení práce – plní právě díky jednomu kliku.

Obecně používané značky a zkratky v Time managementu

V Time managementu (TM) jsou obecně značky a zkratky zaběhnuté. Už v době, kdy jsem pracoval s papírovými diáři a prošel nejedním školením na toto téma, byly vždy alespoň okrajově zmíněny znaky, které ulehčují práci. A i v době zpracování úkolů tužkou do diáře ADK jsem kouzlu a rychlosti těchto symbolů propadl. Nejen že zrychlují, ale navíc přidávají kouzlo tajemna. „Tajné písmo“ :o) Pojměte jejich použití dle své libosti (v TM jsou nevázaným systémem, zrychlujícím práci) a zaveďte si je co nejdříve. Tady přehled nejpoužívanějších, se kterými se setkávám i dnes (hranaté závorky v předmětech @ symbolizují projekt, ke kterému se @ váže apod.):

[ ]    -AltGr+ F,G-    projekt (tedy úkol s více kroky)
@   asi není třeba vysvětlovat
%    – odkaz někam jinam, podklady uloženy jinde (často používaný symbol pro zvýraznění informací např. v těle úkolu)
$    -AltGr+ ů-    finance, platby
#    -AltGr+ x-     práce, činnost, něco fyzicky vykonat
>    -AltGr+ . –     telefonovat já jim (někam)
<    -AltGr+, –     čekám na tel.od nich (od jinud)
~    -AltGr+ +(levé horní pod klávesou 1)-    komunikace, obchodní jednání, schůzka

Vytvořte si jakýkoliv svůj vlastní systém, který vám bude plně vyhovovat. Do začátku, než se vám značky vryjí do paměti si je poznamenejte (jejich význam) do přiložené tabulky a vylepte si je vedle monitoru.

Moje klávesové zkratky

– značky používám i pro některé svoje běžící projekty a při jejich tvorbě se především dívám na snadnost použití: jedno kliknutí na mé klávesnici (mojí klávesnicí myslím českou bez nutnosti přepínání):

%      odkaz někam… podklady jinde
¤       poznani.net
¥       holcak.eu (event. Y)
°
§
¢       osobní rozvoj,růst
£       VFS (vnitřní firemní systém, ISO…)
N       nápad do šuplíku
#       udělat, dokončit
$        finance (dluhy-úvěry apod.,účetnictví i podklady,platby i RD) [AltGr+ů]

©
@
®

<       (telefon) oni mě
>       (telefon) já jim
^       Outlook – seznam kroků k úkolu | nebo delegováno [ALtGr+3]
~       OJ (obchodní jednání), schůzka, jednání, komunikace
*        RD (rodina,děti,zájmy,domácnost, dům…)
D       Dovolená (relax…)
+       kontrolovat (Ko)
SS     strategie
””       vytišteno
ß       vize,cíle (osobní nebo i firmení)

Souvisí

Štítky: , ,

Napsat komentář