Získejte e-book zcela zdarma. Uveďte své jméno a e-mail, na který Vám bude zaslán odkaz ke stažení e-booku.

Vaše jméno a příjmení (vyžadováno)

Váš e-mail (vyžadováno)

Ochrana proti spamu (vyžadováno)
captcha

GTD- jak použít podmíněné formátování k ještě rychlejšímu rozhodování

Pokud stejně jako já řešíte problém s tím, jak ještě více odlišit v rámci dne některé úkoly tak, aby bylo naprosto zřejmé o co jde a zároveň jste nemuseli studovat kategorie (kontexty dle názvosloví GTD), které jste úkolu přidělili, pak můžete použít podmíněné formátování pro každé jednotlivé zobrazení.

Pro ještě větší komfort a zrychlení GTD v Outlooku jsem si vytvořil jakousi barevnou podúroveň. Jednotlivé úkoly, které jsou spojené stejnou činností, ale potřebuji je mít v rámci denního pohledu na jedné obrazovce a stále nepřepínat. (Nebo nevytvářet úkol, který mi má připomenout, že mám změnit náhled a něco udělat jinde v Outlooku). Pro vytvoření takovýchto podúrovní jsou dobré „značky a zkratky“ pokud je máte zavedené, bude to o to jednodušší. Pokud nevíte o co jde, pak o tom píši v článku zde (vč.tabulky pro vaše osobní značky ke stažení).

Jednou z barevných podúrovní (úkolu totiž zůstanou kontexty, které jsem přidělil již dříve beze změny, tekže vlastní vazby na ostatní činnosti zůstanou zachovány) jsou například platby. Vše, co potřebuji uhradit bankovním převodem nebo osobně a to DNES. Pro úhrady používám v předmětu úkolu značku € [AltGr+E] (seznam značek pro vaše použití je v členku zde).

V kartě Domů – Změnit zobrazení otevřete Spravovat zobrazení (umístěno pod ikonami zobrazení) a vyberete Dnes (nebo zobrazení, kde chcete změny provézt). Tlačítkem Změnit otevřete vlastní zobrazení k editaci a pod tlačítkem Podmíněné formátování zobrazíte tvorbu pravidel.
Nyní stačí stiskem tlačítka Přidat otevřít nové pravidlo.

Řekněme, že potřebujeme nastavit (barevně odlišit) vše co potřebuji zaplatit a že barvou bude třeba pískově žlutá. Po zadání názvu pravidla definujte pod tlačítkem Písmo barvu a velikost textu v okně úkolů. Zvětšením písma ještě více zvýrazníte a odlišíte požadované položky. Nepoužívám jiných písem a velikostí, protože jsem to vyzkoušel a vznikl nepřehledný guláš v němž se ještě hůř orientovalo než kdykoliv před tím. Jakmile Písmo zavřete, musíte stanovit Pomínku a tady stačí
v otevřeném okně Filtr zadat do prvního pole značku € [AltGr+E]. Ostatní pole zůstanou beze změn. Podle této podmínky bude filtr vyhledávat v poli předmět znak € a záznam označí pískově žlutou barvou. Jakmile vše zavřete, ještě vlastní nastavení nekončí.

Postup nastavení podmíněného formátování

Po zavření oken pro nastavení ještě posuňte své pravidlo pomocí tlačítek Nahoru a Dolů na vyšší pozice. A to z toho důvodu, že aktivace pravidel jde odzhora směrem dolů a tímto způsobem lze nastavit také důležitost vašeho nového pravidla tak, aby nedošlo k přepsání jiným pravidlem.
A teď si s tím můžete hrát :o)

 

Kompletní manuál nastavení GTD v Outlooku 2010 ZDARMA již brzy ve formátu PDF. Napište si o něj.

Štítky:

Napsat komentář